Impresoras Comunes vs. Multifuncionales: ¿Cuál es la Mejor para tu Oficina?

Las impresoras comunes, enfocadas únicamente en la impresión, ofrecen simplicidad y velocidad, pero carecen de versatilidad. Las multifuncionales, por otro lado, integran impresión, copia, escaneo e incluso fax, optimizando el espacio y ofreciendo mayor flexibilidad, aunque a un coste inicial generalmente mayor. 

En este artículo, te guiaremos a través de las diferencias clave entre ambos tipos, para que puedas determinar cuál se adapta mejor a las necesidades específicas de tu oficina.

Impresoras comunes

Es un equipo que solo sirve para imprimir documentos. Su diseño simple se traduce en un menor coste inicial y, a menudo, en una mayor velocidad de impresión para grandes volúmenes de texto o gráficos. 

Son ideales para entornos donde la impresión es la única necesidad y la velocidad es primordial. Sin embargo, su limitación funcional se convierte en una desventaja si necesitas copiar, escanear o enviar faxes. 

En esos casos, necesitarías dispositivos adicionales, ocupando más espacio y aumentando el coste total. 

Ventajas

•             Fáciles de usar y configurar.

•             Menor coste inicial

•             Rapidez en tareas de impresión específicas

Desventajas

•             Funcionalidad limitada; solo imprimen.

•             Mayor espacio requerido, si se necesitan otras funciones, se deben adquirir dispositivos adicionales.

Casos de uso

•             Departamentos de contabilidad con alto volumen de impresión de facturas.

•             Almacenes que imprimen etiquetas de envío a gran velocidad.

•             Oficinas que solo necesitan imprimir documentos de texto.

Impresoras Multifuncionales

Son equipos conocidos como “todo en uno”, pues integran varias funciones en un solo dispositivo. 

Generalmente, combina impresión, copia, escaneo y, en algunos casos, fax. Esto la convierte en una herramienta versátil para oficinas modernas.

Hay varias marcas de gran reputación las cuales ofrecen diseños cada vez más modernos y compactos. Por ejemplo, Ricoh Colombia tiene un catálogo amplio de modelos elegantes, versátiles a precios asequibles. 

También se puede encontrar buenas opciones de la mano de Epson, Canon o Kyocera. Este tipo de equipos tiene ventajas y desventajas que conviene que conozcas.

Ventajas

•             Ahorro de espacio. Al combinar varias funciones en un solo dispositivo, se reduce el espacio necesario en la oficina.

•             Versatilidad. Permite realizar diversas tareas, desde imprimir documentos hasta escanear imágenes y copiar formularios.

•             Coste-efectividad a largo plazo. Aunque el coste inicial puede ser mayor, a la larga puede resultar más económico que comprar dispositivos separados.

•             Funciones adicionales. Muchos modelos incluyen funciones como impresión dúplex, alimentadores automáticos de documentos y conectividad inalámbrica.

Desventajas

•             Mayor coste inicial. Suelen ser más caras que las impresoras comunes.

•             Posible aumento en el coste de mantenimiento. Al tener más componentes, el mantenimiento puede ser más complejo y costoso.

Casos de uso

•             Oficinas con necesidades variadas. Ideal para entornos donde se requiere imprimir, copiar, escanear y enviar faxes con regularidad.

•             Espacios reducidos. Perfecta para oficinas pequeñas o en casa donde el espacio es limitado.

•             Pequeños grupos de trabajo. Facilita el acceso compartido a las diferentes funciones.

Tabla comparativa: Impresoras Comunes vs. Multifuncionales

¿Cuál es la mejor impresora?

Analizando la tabla comparativa y las ventajas y desventajas que hemos considerado, podemos señalar que los dos tipos de impresoras son útiles. La mejor de ellas es la que se adapte a tus necesidades.

Las impresoras comunes brillan por su simplicidad y velocidad de impresión, especialmente en modelos diseñados para alto volumen. Son la opción ideal si la única necesidad es imprimir y se busca la máxima eficiencia en esta tarea. 

Por otro lado, las impresoras multifuncionales sobresalen en versatilidad y ahorro de espacio. Su capacidad para imprimir, copiar, escanear e incluso enviar faxes las convierte en una herramienta integral para oficinas con múltiples necesidades. 

Aunque su coste inicial es mayor, a largo plazo pueden resultar más rentables al evitar la compra de dispositivos separados. 

La elección ideal depende del equilibrio entre las necesidades de la oficina, el presupuesto y el espacio disponible. 

Recomendaciones por Tipo de Oficina

Tu tipo de oficina es un factor determinante en la elección de la impresora ideal:

•             Pequeña oficina/oficina en casa. Una impresora multifuncional compacta con conexión inalámbrica, como la HP OfficeJet Pro 9015e, es ideal para ahorrar espacio y cubrir las necesidades básicas.

•             Empresa mediana. Dependiendo del volumen de impresión y las necesidades específicas de cada departamento, se pueden combinar impresoras comunes de alto rendimiento para tareas específicas con impresoras multifuncionales para uso general, como la Ricoh IM C3000 para grupos de trabajo.

•             Gran empresa. Se recomienda un análisis detallado de las necesidades de cada departamento. 

Analiza tus requerimientos de impresión, copia, escaneo y presupuesto para tomar la decisión más inteligente y optimizar la productividad de tu espacio de trabajo.

[Fuente](https://www.freepik.es/foto-gratis/tableta-explotacion-mujer-vista-lateral_32077995.htm#fromView=search&page=2&position=42&uuid=2bb350dd-0069-4687-b766-900438f101e5&new_detail=true)